Optimiser les workflows sur PageProof est essentiel pour gagner du temps, réduire les erreurs et fluidifier les processus d’approbation dans votre équipe. Grâce à ses fonctionnalités avancées de gestion des étapes, des rôles et des templates, PageProof permet de créer des workflows personnalisés, quel que soit votre secteur d’activité. Dans cet article, nous vous expliquons comment construire et utiliser efficacement vos workflows sur PageProof.
Pourquoi les workflows sont essentiels
Un workflow définit les étapes successives de validation d’un document. PageProof permet de créer des workflows illimités, avec autant d’étapes et de participants que nécessaire, quelle que soit votre formule (Teams, Teams Plus ou Enterprise).
Cette flexibilité est essentielle pour s’adapter à toutes les organisations, qu’elles soient linéaires ou complexes.
Étapes clés pour créer un workflow efficace
1. Commencer par l’étape finale
Cela peut paraître contre-intuitif, mais dans PageProof, la construction d’un workflow commence par l’étape finale, celle des approbateurs. Par exemple, vous pouvez désigner Gemma comme approbatrice finale. Vous pouvez ajouter autant d’approbateurs que nécessaire, et définir si tous doivent approuver ou un seul suffit.
Astuce : la petite barre grise en bas de chaque étape indique le comportement de validation (tous, un ou un nombre précis).
2. Ajouter les étapes précédentes
Ajoutez ensuite les étapes en amont, comme une revue créative, puis une revue juridique. Chaque étape peut contenir des reviewers (relecteurs), des mandatories (obligatoires), ou des gatekeepers (gardiens).
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Reviewers : peuvent laisser des commentaires, mais n’empêchent pas l’avancement.
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Mandatories : doivent donner leur avis pour que l’étape se valide.
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Gatekeepers : comme les mandatories, mais peuvent renvoyer une to-do list au créateur du proof pour correction.
Conseil : limitez l’usage des gatekeepers pour éviter les blocages répétés dans le workflow.
Rôles et responsabilités dans les workflows
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Gatekeeper : idéal pour les étapes critiques (juridique, conformité). Il peut renvoyer la preuve avec des modifications à effectuer.
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Mandatory : utile pour les validations importantes sans bloquer inutilement le processus.
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View only (Enterprise uniquement) : permet à des cadres de consulter la preuve sans interagir ni commenter.
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Inviter : permet à un utilisateur d’inviter d’autres participants au sein de son étape.
Attention à qui vous donnez le rôle d’inviter, car cette personne peut modifier la composition du workflow.
Gérer les workflows en pratique
Utilisation dans les preuves
Vous pouvez appliquer un workflow directement depuis l’écran de configuration d’un proof, ou le créer à la volée lors de l’import d’un fichier. De plus, il est possible de sauter une étape lors d’un nouvel envoi (par exemple, ignorer l’étape créative si les corrections ne concernent que la partie juridique).
Application en masse
Grâce à la gestion des collections, vous pouvez :
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Ajouter un workflow à plusieurs proofs simultanément.
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Ajouter ou modifier les reviewers en masse.
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Changer de propriétaire ou d’échéance pour plusieurs proofs d’un coup.
Templates de workflows : gagnez du temps
PageProof vous permet de sauvegarder vos workflows préférés comme templates pour les réutiliser. Ces templates peuvent être :
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Privés
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Partagés avec des collaborateurs spécifiques
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Partagés avec toute l’équipe
Vous pouvez même intégrer un workflow à un proof template, pour automatiser entièrement la configuration d’un nouveau proof.
Fonction avancée (Enterprise) : utilisez les groupes (via #nomdugroupe) pour insérer une équipe entière dans un step.
Astuces pour optimiser vos workflows
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Favoriser la simplicité : limitez les étapes et rôles inutiles.
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Utiliser les favoris : pour un accès rapide aux workflows les plus utilisés.
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Éviter les gatekeepers multiples : pour éviter les retours en chaîne et blocages.
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Suivre les modifications : grâce à l’outil de recherche dans les templates, vous pouvez facilement remplacer un utilisateur (par exemple, en cas de changement de poste).
Conclusion
En résumé, optimiser vos workflows sur PageProof vous permet de mieux collaborer, de structurer vos validations et d’accélérer vos cycles de production. En appliquant les conseils ci-dessus, vous pourrez tirer le meilleur parti des fonctionnalités offertes par PageProof, tout en gardant un contrôle total sur vos processus d’approbation.
PageProof, avec ses workflows puissants et intuitifs, devient un allié incontournable pour toute organisation cherchant à fluidifier ses processus de validation. Contactez-nous !
