Mettez à jour votre document EasyCatalog sans recommencer de zéro
La mise à jour d’un document EasyCatalog dans InDesign vous permet d’actualiser prix, visuels et produits sans recommencer de zéro. Vous avez finalisé la maquette, mais certaines données ont changé : nouveaux prix, images remplacées, articles supprimés… Heureusement, la mise à jour EasyCatalog évite de tout refaire.
La mise à jour du document est l’une des fonctionnalités les plus puissantes d’EasyCatalog. Elle vous permet d’actualiser un catalogue déjà mis en page, sans toucher à la maquette.
Dans ce guide, découvrez les différents types de mise à jour, les cas d’usage les plus fréquents et nos conseils pour gagner en efficacité.
Pourquoi la mise à jour document EasyCatalog est essentielle ?
EasyCatalog agit comme un pont dynamique entre votre source de données (Excel, CSV, PIM…) et votre mise en page InDesign. Grâce à ce lien :
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les champs placés dans InDesign restent connectés aux données d’origine ;
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toute modification dans la base peut être répercutée automatiquement ;
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la mise à jour peut être globale ou ciblée, selon vos besoins.
C’est une fonction indispensable dans les cas suivants :
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un changement de prix de dernière minute ;
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l’ajout ou la mise à jour d’un visuel produit ;
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la suppression d’un article en rupture de stock ;
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la correction rapide d’une erreur dans la base de données.
Quelles options de mise à jour choisir dans EasyCatalog ?
1. Mettre à jour le document (Update Document)
Accès :
Palette EasyCatalog > menu ≡ > Mettre à jour le document
Cette commande met à jour :
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tous les champs liés (textes et images) ;
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uniquement les champs dont les données ont changé depuis la dernière synchronisation.
Astuce Datapage : vous pouvez cibler un champ précis ou une sélection de pages uniquement.
2. Mettre à jour la sélection / Mettre à jour la palette depuis la sélection
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Mettre à jour la sélection : actualise uniquement le bloc de texte sélectionné dans la mise en page.
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Mettre à jour la palette depuis la sélection : reflète dans la palette les modifications faites manuellement dans InDesign.
Ces deux fonctions sont utiles pour effectuer des corrections locales sans impacter tout le document.
3. Mettre à jour tout le contenu pour chaque identifiant (Update Content For All Keys)
Cette option met à jour toutes les occurrences d’un même produit dans le document.
Idéal si un produit apparaît plusieurs fois dans différentes zones ou tableaux : toutes ses données seront uniformes et à jour.
Étape préalable : synchroniser la source de données
Avant toute mise à jour, assurez-vous que votre source de données est bien synchronisée.
Étapes :
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Cliquez sur Synchroniser avec la source de données dans la palette EasyCatalog.
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Le fichier Excel, CSV ou la base connectée est rechargé.
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Les champs modifiés apparaissent en jaune dans la palette.
En cas de source distante (PIM, base SQL…), vérifiez que vous avez les bons droits d’accès.
Gestion des erreurs et champs obsolètes
Après une mise à jour, certains champs peuvent devenir obsolètes (ex. : produit supprimé).
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Champs rouges : champ en erreur dans la base de données.
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Champs jaunes : différence détectée entre le document et la source.
Vous pouvez alors :
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mettre à jour uniquement les champs concernés ;
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supprimer les blocs inutiles ;
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ou remplacer les données par une autre source.
Cas pratique : mise à jour d’un prix produit
Prenons un exemple concret.
Le prix d’un produit change dans votre fichier Excel.
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Vous ouvrez votre fichier InDesign et cliquez sur Synchroniser avec la source de données.
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Le champ « PRIX » s’affiche en jaune.
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Vous utilisez Mettre à jour le document.
Résultat : le prix est mis à jour automatiquement, sans modifier la mise en page. Temps estimé : 2 minutes.
Bonnes pratiques pour une mise à jour efficace
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Synchronisez toujours la source avant la mise à jour.
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Travaillez avec des identifiants uniques (SKU, EAN…) pour assurer la fiabilité.
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Utilisez des noms de champs clairs et cohérents.
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Sauvegardez le document avant toute mise à jour, surtout en phase finale.
Gagnez du temps, gagnez en rigueur
La mise à jour document d’EasyCatalog vous permet de garder vos catalogues à jour sans avoir à refaire la mise en page. En maîtrisant les bonnes pratiques et les options disponibles, vous améliorez à la fois votre productivité et la qualité de vos publications.
Vous rencontrez ce problème dans vos catalogues ?
Contactez-nous pour un audit gratuit ou une formation EasyCatalog adaptée à vos besoins.
